Het inrichten van de werkplek in de anderhalve-meter-samenleving gaat verder dan het schuiven met bureaus; het biedt de kans om de manier van (samen)werken in co-creatie te herontwerpen. Om nieuwe mogelijkheden te omarmen en bestaande irritaties die medewerker, werkgever en maatschappij hadden, op te lossen.
Aanpassen aan de anderhalve-meter-samenleving
Thuiswerken, op afstand vergaderen en remote borrels; inmiddels is het voor veel van ons gesneden koek. De eerste weken stonden in het teken van het inrichten van de werkplek thuis (mijn nek! mijn rug!) en het actief managen van de thuis en werk balans (‘nee, mama is nu even aan het bellen’). Inmiddels voelt dit nieuwe leven steeds normaler. Rustig aan wordt er al gesproken over ‘het leven na Corona’ en denken we na over de inrichting van de ‘anderhalve-meter-samenleving’. De horeca en retail zijn bezig met het maken van plannen hiervoor maar ook organisaties waar medewerkers traditioneel op kantoor zitten, vragen zich af hoe zij hun werkplekken en kantoorruimtes moeten aanpassen.
Het ligt natuurlijk voor de hand om de bureaus wat verder uit elkaar te schuiven en beleid te maken over hoeveel mensen er tegelijk in de lift en door toegangspoorten mogen. Maar dan ben je er nog niet. Sterker nog, dan creëer je een verarming van de werkplek. ‘Het lijkt op de kantoortuin die we voorheen hadden, maar dan met meer afstand’.
Kijk anders naar de werkplek
Dat kan ook anders; waarom challengen we onszelf niet om op een andere manier te kijken naar de werkplek. Hoe ondersteunt de fysieke en digitale ruimte ons het best om het werk te doen dat voor ons ligt? Wij kiezen welke ruimte en faciliteiten we nodig hebben, in plaats van ons aan te passen aan de werkplek waar we in gedwongen worden.
Welk type werk is effectief op kantoor te doen en wat kan beter remote?
- Geconcentreerd werken is nu thuis wellicht lastig, maar als de kinderen weer naar school en de opvang gaan, leent de thuiswerkplek zich hier uitstekend voor.
- Meetings waar iedereen remote aanwezig is, dwingen ons om goed voorbereid te zijn en zijn daardoor efficiënt.
- De kantoorruimte wordt een locatie voor inspiratie en samenWERKEN – niet vergaderen. De eindeloze zee van bureaus te zijn hiermee overbodig.
- Digitale middelen kunnen helpen om problemen op te lossen waar we in deze, door Corona gedwongen, thuiswerk pilot tegenaan zijn gelopen; waar zijn mijn collega’s en medewerkers mee bezig? Hoe druk is die ene collega op dit moment en kan ik haar even storen?
Co-creëer de ideale werkplek met medewerkers
De Corona crisis is natuurlijk een vreselijke periode voor velen. Een van de maatregelen die genomen is, het gedwongen thuiswerken, is echter ook een uniek experiment waarin we versneld ervaren wat digitale middelen en vanuit huis werken ons brengen. Al je medewerkers zijn nu expert op zowel het gebied van kantoortuinen en -omgevingen als thuiswerken en digitale middelen. Laten we deze periode gebruiken om van te leren en in co-creatie met medewerkers deze ideale werkplek vorm te geven.
Binnen service design gebruiken we hiervoor de methode Cultural Probes. We vragen medewerkers gedurende een aantal dagen relevante zaken in hun leven vast te leggen met fotos en reflecties op gebeurtenissen. We gebruiken hiervoor de volgende hoofdvragen:
- wat vind je prettig aan de huidige manier van werken,
- waar kijk je naar uit als je weer naar kantoor mag komen,
- waar zie je tegenop als je weer naar kantoor moet komen.
De persoonlijke situaties en voorkeuren die zijn vastgelegd door deelnemers geven een eerlijk beeld van wat werkt en wat niet. Dit is de basis voor co-creatie workshops met deelnemers, collega’s in dit geval. In deze workshops zetten we verschillende werkvormen in om te komen tot een droombeeld van ‘de ideale werkplek’.
Van dit droombeeld maken we een concrete vertaling naar eisen en wensen aan de verschillende werkplek locaties, digitale middelen, en naar afspraken rondom werktijden, aanwezigheid op locaties, bereikbaarheid etc.
Omarm nieuwe mogelijkheden en los oude problemen op
De werkplek opnieuw definiëren in co-creatie met je collega’s levert niet alleen een kantooromgeving op die rekening houdt met de veranderingen die de anderhalve-meter-samenleving van ons vraagt. Het lost ook de problemen op die medewerkers, werkgevers en maatschappij hadden door de traditionele manier van werken.
Het resultaat: een ideale werkplek – een zelfgekozen combinatie van locaties en (digitale) middelen die jou en je collega’s optimaal te ondersteunen om je werk zo effectief mogelijk te doen.
Denkt jouw organisatie ook na over fysieke en digitale werkplekken in de anderhalve-meter-samenleving en wil je hier eens over sparren? Laat het ons weten via hello@essense.eu, of bekijk direct ons trainingaanbod van Essense Academy.
